À propos de la plateforme des secrétaires de tribunaux
La plateforme des secrétaires de tribunaux est un service destiné à aider les arbitres qui souhaitent nommer un secrétaire du tribunal à identifier des personnes qualifiées qui peuvent accepter les nominations de secrétaire du tribunal auprès d'arbitres extérieurs à leur propre organisation. La Plateforme des Secrétaires de Tribunaux a trois objectifs principaux :
Permettre aux arbitres de trouver plus facilement un secrétaire du tribunal possédant les compétences et les connaissances appropriées pour une affaire spécifique (par exemple, en termes de langue, de droit applicable, d'expérience dans le secteur, de connaissances culturelles).
Créer plus de visibilité et d'options pour permettre aux secrétaires du tribunal de travailler avec des arbitres du monde entier.
Augmenter la diversité du pool de secrétaires de tribunaux.
Les exigences que les secrétaires de tribunaux doivent remplir pour être répertoriés sur la plateforme ont été définies en gardant ces objectifs à l'esprit.
Exigences relatives au secrétaire du Tribunal
Pour être inclus sur la plateforme des secrétaires de tribunaux les secrétaires doivent répondre aux exigences suivantes :
Au moins deux ans d'expérience en pratique juridique axée sur la résolution de litiges dans un cabinet d'avocats, un gouvernement, une institution ou une autre organisation (à vérifier par formulaire de référence) ; et
Expérience documentée en arbitrage, comme travailler sur une affaire d'arbitrage, suivre un cours d'arbitrage dans une université ou une institution d'arbitrage, suivre un cours de formation de secrétaire du tribunal ou rédiger un article sur un sujet d'arbitrage. Les secrétaires de tribunaux qui satisfont aux exigences de la distinction d’expérience de secrétaire du tribunal ou de la distinction d’expérience en arbitrage n’ont pas besoin de documents supplémentaires.
En outre, tous les secrétaires de tribunaux doivent être en mesure d'accepter des nominations auprès d'arbitres extérieurs à leur organisation et doivent garantir un degré approprié de sécurité des données.
Exigences de distinction pour les secrétaires de Tribunaux
La Plateforme des Secrétaires de Tribunaux offre aux secrétaires la possibilité de se qualifier pour l'une ou les deux distinctions suivantes, qui seront indiquées par un « badge » sur leur profil :
Les secrétaires de tribunaux ayant au moins six mois d'expérience en tant que secrétaire du tribunal sont admissibles à la distinction d'expérience de secrétaire du tribunal.
Les secrétaires de tribunaux possédant au moins deux ans d'expérience en pratique juridique axée spécifiquement sur l'arbitrage dans un cabinet d'avocats, un gouvernement, une institution ou une autre organisation sont admissibles à la distinction d'expérience en arbitrage.
Processus de demande
Pour que leur inclusion sur la plateforme des secrétaires de tribunaux soit prise en compte, les secrétaires doivent soumettre un formulaire de candidature accompagné des documents suivants :
CV actuel (veuillez noter que ce CV sera téléchargé sur la plateforme des secrétaires de tribunaux et devrait donc inclure certaines informations qui seront utiles aux arbitres ; voir ci-dessous « Profil du secrétaire du tribunal »).
Formulaire(s) de référence : Une référence d'un superviseur actuel et/ou ancien est requise pour vérifier l'expérience pratique du candidat. Le cas échéant, une référence d'un arbitre est requise pour vérifier l'expérience du candidat en tant que secrétaire du tribunal. Toutes les références doivent être fournies à l'aide du formulaire de référence. Un candidat peut soumettre plusieurs références pour satisfaire à une seule exigence (par exemple, s'il possède un an d'expérience auprès d'un ancien employeur et un an d'expérience auprès d'un employeur actuel). Les secrétaires de tribunaux actuellement employés doivent soumettre une référence d'un superviseur actuel confirmant qu'ils sont autorisés à accepter des nominations auprès d'arbitres extérieurs à leur organisation.
Preuve de l'expérience du candidat en arbitrage (non requise pour les candidats qui satisfont aux exigences de la distinction d'expérience de secrétaire du tribunal ou de la distinction d'expérience d'arbitrage). Les exemples incluent une référence d'un superviseur actuel ou ancien confirmant un travail sur une affaire d'arbitrage, un certificat pour un cours de formation de secrétaire du tribunal ou un cours d'arbitrage dans une université ou une institution d'arbitrage, ou un article sur un sujet d'arbitrage.
La plateforme des secrétaires de tribunaux approuvera les demandes à sa seule discrétion et a le droit de refuser une demande ou de révoquer un secrétaire du tribunal même si les exigences sont remplies. Les secrétaires de Tribunaux seront informés du résultat de leur candidature, mais la plateforme n'est pas en mesure de fournir des commentaires supplémentaires aux candidats.
Profil de secrétaire du Tribunal
Lorsqu'un secrétaire du tribunal est accepté sur la plateforme, il doit immédiatement remplir son profil. Les secrétaires de tribunaux doivent fournir autant d'informations significatives que possible pour permettre à un arbitre de comprendre leur expérience et leur aptitude à traiter une affaire spécifique. En plus de remplir les champs prévus pour une expérience spécifique, les secrétaires de tribunaux doivent s'efforcer d'inclure plus d'informations dans la section de présentation et/ou dans leur CV. Par exemple, les secrétaires devraient envisager d'inclure les informations suivantes : (1) une liste de cas représentatifs ; (2) le nombre de nominations au poste de secrétaire du tribunal ; (3) le niveau de maîtrise des différentes langues ; (4) les sièges d'arbitrage, les lois substantielles applicables, les domaines du droit et les industries avec lesquels ils ont de l'expérience ; (5) les modèles d'honoraires qu'ils sont prêts à utiliser (voir la note sur la rémunération des secrétaires de tribunaux dans la section Modèles) ; ; (6) toute formation de secrétaire du tribunal qu’ils ont suivie ; (7) une liste de publications; et (8) une liste de références (avec la permission des arbitres).
Si et quand un secrétaire du tribunal est en mesure de démontrer une expérience en arbitrage ou une expérience de secrétaire du tribunal (telle que décrite ci-dessus) qui n'était pas précédemment indiquée sur son profil, il peut soumettre une demande de mise à jour de son profil, accompagnée d'un formulaire de référence complété par une référence attestant à l’expérience pertinente.
Pour d'autres mises à jour de son profil, le secrétaire du tribunal peut se connecter à la plateforme Jus Connect et apporter lui-même des modifications. Les secrétaires de tribunaux doivent veiller à maintenir leur profil à jour et doivent indiquer immédiatement si et quand ils ne sont plus en mesure d'accepter des nominations externes. Ils peuvent également suspendre temporairement leur profil, par exemple s'ils sont à pleine capacité et n'acceptent pas de rendez-vous de secrétaire pendant une certaine période.
La Plateforme peut révoquer les secrétaires de tribunaux de la Plateforme à sa discrétion.
Comment collaborer
Une fois qu'un arbitre souhaite collaborer avec un secrétaire du tribunal sur une affaire spécifique, il est encouragé à contacter le secrétaire du tribunal directement par e-mail et à demander une vérification des conflits, les références d'autres arbitres ou d'avocats chevronnés avec lesquels le secrétaire du tribunal a travaillé, et/ou un entretien. Veuillez garder à l'esprit le fait que les arbitres peuvent avoir besoin de contacter plusieurs candidats secrétaires de tribunaux en parallèle pour garantir une nomination rapide.
Un secrétaire du tribunal contacté pour un éventuel mandat est chargé de vérifier la réputation et les antécédents du ou des arbitres. Étant donné à quel point un changement de secrétaire du tribunal en cours d'affaire est perturbateur, ils devraient également informer le tribunal arbitral s'ils prévoient de ne pas pouvoir mener l'affaire jusqu'au bout.
Pour plus de commodité, les arbitres, les parties et les secrétaires de tribunaux peuvent utiliser gratuitement des modèles pour les aider à discuter et à convenir des conditions de nomination du secrétaire du tribunal et de l'étendue de son rôle.